Pour financer un projet, le groupe d'étudiant.e.s ou l'association étudiante doit présenter un dossier de demande d'aide à la commission de FSDIE. Celle-ci examine les dossiers et les soumet ensuite au CEVU (Conseil des études et de la vie étudiante). Chaque commission de chaque université fixe des critères d'examens de dossiers et des critères d'attribution de subventions. Le dossier doit "définir les objectifs, les actions, les modalités d'évaluation" et également un budget en équilibre. Dans la plupart des Universités, un formulaire type est à remplir et à accompagner des pièces justificatives. Veillez donc à ce qu'il soit complet et qu'il réponde à l'ensemble des renseignements demandés. La présentation de votre dossier doit être claire. Les différentes parties du dossier doivent être courtes et synthétiques.

Généralement (cela dépend des universités), le dossier doit comporter les éléments suivants:

• Une présentation de l'association : elle est nécessaire même si votre association étudiante a déjà déposé des dossiers de subvention ou est connue de l'Université. Cette présentation doit rappeler les objectifs principaux de l'association étudiante et le cas échéant, un rappel de ses principales actions et activités ;

• Le descriptif du projet : le dossier présenté doit définir les objectifs, les actions, les modalités d'évaluation du projet. Vous devez montrer que votre projet contribue à développer l'animation du campus et de la vie étudiante, et souligner l'image positive qu'il véhicule pour votre établissement et ses étudiant.e.s ;

• Le budget prévisionnel de l'opération : quelques règles simples sont à respecter impérativement. Le budget doit être présenté en équilibre et chaque dépense et recette doit être estimée au plus près. Il est fortement recommandé, et souvent même obligatoire d'avoir un co-financement, c'est à dire avoir une autre source de financement que l'Université (autres subventions publiques ou privées, participations aux frais, etc.) ;

• Les pièces annexes au dossier : il s'agit le plus souvent des statuts de l'association étudiante, le récépissé de déclaration au J.O., un R.I.B, de l’assurance etc.

Une fois le dossier rempli, contactez vos élu.e.s et vos représentant.e.s de la commission FSDIE afin de faire défendre au mieux votre projet. C'est en effet lors de la commission puis lors du CEVU et du CA qu'il reviendra la tâche d'argumenter en faveur du projet.

Dernier conseil : vérifiez bien les dates de dépôts des dossiers FSDIE dans votre université !

Pour bénéficier d'une aide financière, un projet Culture ou ActionS doit être présenté par un.e étudiant.e inscrit.e dans un établissement d'enseignement supérieur, un groupe d'étudiant.e.s ou une association étudiante. Les projets relevant du cursus, ou déjà réalisés, la simple création ou le fonctionnement d'une association étudiante n'entrent pas dans le champ de Culture ActionS. Le projet doit être cofinancé ; cela suppose le concours de partenaires publics et/ou privés, l'université ou une grande école devant être privilégiées. Les bénéficiaires d'un cofinancement Culture ActionS s'engagent à faire apparaître le logo du Crous sur le projet lui-même et sur tout outil de communication assurant la promotion du projet.

• La sélection des dossiers

La commission académique de chaque CROUS se réunit plusieurs fois par an pour examiner les dossiers, sélectionner les projets et fixer le montant du cofinancement du CROUS. Elle est composée de représentant.e.s étudiant.e.s, des universités, des collectivités locales, de professionnel.le.s du milieu culturel ou associatif et de membres du CROUS. Les projets sont retenus en fonction de leurs qualités d'originalité, d'innovation, de faisabilité et de leurs retombées, en particulier sur le milieu étudiant. 

Les porteurs et porteuses de projets sont invité.e.s à venir présenter en personne leur projet devant le jury. Après avis favorable de la commission, le CROUS verse selon ses propres modalités le montant de l'aide accordée. Tout projet non réalisé donnera lieu au remboursement de la subvention octroyée.

• Un prix national Culture ActionS

Chaque année, une commission nationale mise en place par le CNOUS décerne des prix aux meilleurs projets financés par les CROUS. Cette remise des prix, organisée à Paris, est accompagnée d'une présentation de l'action par le porteur de projet.